Quy trình nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không chi tiết

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp vận chuyển hàng hóa quốc tế nhanh chóng và an toàn? Nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không chính là lựa chọn tối ưu nhất, mang lại sự tiện lợi, an toàn và rút ngắn thời gian vận chuyển đáng kể. Bài viết này của VMT Logistics sẽ đề cập chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chính ngạch cùng những lưu ý quan trọng khi vận chuyển hàng hóa bằng hình thức này.

Ưu điểm của hình thức nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không

Với đặc thù tốc độ vận chuyển nhanh, độ chính xác cao và quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đặc biệt phù hợp với các lô hàng yêu cầu tính thời sự, bảo quản đặc biệt hoặc có giá trị cao.

• Tối ưu thời gian giao nhận: Một trong những ưu điểm lớn nhất khi chọn quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chính là tốc độ. Chỉ mất từ vài giờ đến vài ngày, hàng hóa có thể được chuyển đến tận nơi người nhận, đặc biệt phù hợp với các mặt hàng cần giao gấp như tài liệu mật, mẫu thử, dược phẩm, vaccine hoặc thực phẩm tươi sống.
• Phù hợp với nhiều loại hàng đặc thù: Mặc dù có giới hạn nhất định về kích thước và trọng lượng, nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không vẫn phục vụ hiệu quả cho các mặt hàng có giá trị cao, cần bảo quản đặc biệt như thiết bị y tế, mỹ phẩm cao cấp, linh kiện điện tử hoặc hàng hóa nhỏ lẻ cần vận chuyển nhanh.
• Đảm bảo an toàn hàng hóa tối đa: Với quy trình kiểm tra nghiêm ngặt tại các sân bay và điều kiện vận chuyển khép kín, nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không giúp giảm thiểu tối đa rủi ro thất thoát, hư hỏng hoặc sai lệch trong quá trình lưu thông.
• Mạng lưới toàn cầu, tiếp cận thị trường nhanh chóng: Hệ thống vận tải hàng không quốc tế kết nối đến hàng trăm quốc gia và vùng lãnh thổ, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp mở rộng kênh phân phối và tiếp cận thị trường toàn cầu nhanh hơn so với các phương thức khác.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là phương thức nhập khẩu nhanh nhất

Những chứng từ cần có khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, bộ hồ sơ chứng từ đóng vai trò thiết yếu, quyết định đến tính hợp lệ và thông suốt của toàn bộ quá trình thông quan. Để tiến hành nhập khẩu bằng đường hàng không, các cá nhân/doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ bắt buộc như sau:

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chi tiết

Trong chuỗi hoạt động Logistics quốc tế, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục pháp lý và nghiệp vụ chuyên môn. Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Ký kết hợp đồng mua bán quốc tế

Giai đoạn đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là thiết lập hợp đồng ngoại thương với đối tác. Hợp đồng này đóng vai trò như một cam kết ràng buộc, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch.

Các nội dung cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng bao gồm:

• Thông tin chi tiết về tên hàng hóa.
• Các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm.
• Số lượng hàng hóa giao dịch.
• Mức giá cả thỏa thuận.
• Các điều kiện thanh toán được chấp nhận.
• Điều kiện giao hàng theo các điều khoản Incoterms hiện hành, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Xác nhận các điều khoản và cam kết về việc mua bán hàng hóa.

Bước 2: Thực hiện thủ tục xin giấy phép nhập khẩu

Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là thẩm định tính pháp lý của lô hàng. Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra để đảm bảo hàng hóa dự kiến nhập khẩu bằng đường hàng không tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

• Rà soát danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu để loại trừ các mặt hàng không được phép lưu thông.
• Xác định xem mặt hàng dự kiến nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc chịu sự quản lý đặc biệt của các cơ quan nhà nước chuyên ngành hay không.

Căn cứ pháp lý cho việc xác định này bao gồm Nghị định 69/2018/NĐ-CP về Quản lý ngoại thương và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan trực tiếp đến mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không. Ví dụ, một số mặt hàng đặc thù như thiết bị y tế, dược phẩm, hóa chất đặc biệt, vật liệu nổ công nghiệp, tiền chất thuốc nổ hoặc các sản phẩm văn hóa như sách báo, phim ảnh có thể yêu cầu giấy phép nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Lưu ý: Trong trường hợp hàng hóa không thuộc danh mục cấm hoặc quản lý đặc biệt, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước tiếp theo của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không mà không cần thực hiện thủ tục xin giấy phép. Việc hoàn thiện đầy đủ giấy phép nhập khẩu (nếu có) giúp lô hàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thông quan.

Bước 3: Đặt chỗ vận chuyển và tiến hành thanh toán

Sau khi hợp đồng được ký kết và có đầy đủ giấy phép (nếu cần), doanh nghiệp tiến hành đặt booking hàng không với hãng bay hoặc công ty logistics (forwarder) để đảm bảo có đủ tải và lịch trình phù hợp cho lô hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không. Quy trình vận chuyển hàng không tại bước này bao gồm:

• Kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản Incoterms đã được thống nhất trong hợp đồng mua bán để xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong việc đặt booking và thanh toán chi phí vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Theo đó, nếu điều khoản là EXW hoặc FCA, người mua sẽ chịu trách nhiệm đặt booking; ngược lại, nếu là CPT, CIP hoặc DDP thì trách nhiệm này thuộc về người bán.
• Cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về lô hàng khi đặt booking, bao gồm loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, số lượng kiện, điểm đi và điểm đến, cũng như các yêu cầu đặc biệt về bảo quản hoặc thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến việc thanh toán cước vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không như sau:

• Đối với hình thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT), cần xác minh người mua đã thực hiện thanh toán trước hay chưa theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Đối với hình thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), cần tiến hành các thủ tục mở L/C theo yêu cầu để đảm bảo việc thanh toán an toàn thông qua hệ thống ngân hàng.

Lựa chọn công ty forwarder uy tín để thực hiện vận chuyển và thanh toán đơn hàng

Bước 4: Rà soát hồ sơ chứng từ và theo dõi tiến độ giao hàng

Tương tự những hình thức vận chuyển khác, nhập khẩu bằng đường hàng không cũng yêu cầu chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển và thông quan nhanh chóng. Các chứng từ cần được rà soát kỹ lưỡng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Invoice): Xác nhận giá trị giao dịch và các thông tin chi tiết về hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng kiện hàng, trọng lượng và cách thức đóng gói của lô hàng nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không.
• Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB): Chứng từ do hãng hàng không phát hành, xác nhận hành trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và quyền sở hữu đối với lô hàng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, cần thiết để hưởng các ưu đãi thuế quan (nếu có) khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Bước 5: Nhận thông báo về việc hàng đến cảng/kho

Khi hàng đến sân bay, doanh nghiệp sẽ nhận được Arrival Notice từ hãng vận chuyển hoặc Forwarder. Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp cần tiến hành thanh toán các chi phí liên quan (nếu có) và chuẩn bị các chứng từ cần thiết để nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O), một chứng từ quan trọng để có thể nhận hàng từ hãng vận chuyển hoặc kho hàng tại sân bay. Thông báo này thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên người gửi và người nhận hàng.
• Số hiệu chuyến bay và thời gian dự kiến hoặc thực tế hàng đến.
• Số lượng kiện hàng và tổng trọng lượng của lô hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
• Các khoản phí phát sinh tại đầu đến cần thanh toán (nếu có).

Thường xuyên kiểm tra và cập nhật lịch trình vận chuyển, nhận hàng

Bước 6: Đăng ký các loại chứng nhận phù hợp với lô hàng nhập

Để đảm bảo quá trình thông quan nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra thuận lợi và tuân thủ các quy định pháp lý, doanh nghiệp cần xác định và đăng ký các loại chứng nhận chuyên ngành phù hợp với tính chất, thành phần và mục đích sử dụng của hàng hóa.

• Bước 1: Xác định loại chứng nhận cần thiết: Dựa trên đặc điểm của hàng hóa nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, cần xác định xem chúng có thuộc danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành hay không (ví dụ: kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm định chất lượng, chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy,…).
• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho việc đăng ký chứng nhận, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hàng không, giấy phép nhập khẩu (nếu có) và các tài liệu kỹ thuật liên quan đến hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không.
• Bước 3: Nộp hồ sơ: Tiến hành đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành tương ứng với loại hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không.

Lưu ý: Việc không đăng ký các chứng nhận cần thiết có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình thông quan và phát sinh các chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có. Các loại chứng nhận phổ biến trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, giấy chứng nhận kiểm định chất lượng, giấy chứng nhận hợp chuẩn, giấy chứng nhận hợp quy và các giấy phép nhập khẩu đặc biệt cho một số mặt hàng cụ thể.

Bước 7: Tiến hành khai báo với cơ quan hải quan

Khai báo hải quan là một bước then chốt trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, quyết định việc lô hàng có được thông quan hay không. Quá trình này được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống Hải quan điện tử Ecus5 – Vnaccs:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hải quan: Bao gồm hợp đồng ngoại thương, booking vận chuyển, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hàng không, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có), giấy phép nhập khẩu (nếu có) và các chứng từ liên quan khác.
• Bước 2: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Đối với các mặt hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không thuộc diện kiểm dịch, kiểm định chất lượng hoặc hợp quy, cần tiến hành đăng ký tại cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi thực hiện khai báo hải quan.
• Bước 3: Khai báo hải quan điện tử: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin về lô hàng lên hệ thống Ecus5, bao gồm mã HS (Harmonized System code), giá trị CIF (Cost, Insurance and Freight), tổng trọng lượng, số lượng kiện và các thông tin vận tải liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai hải quan thành ba luồng chính:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và thực tế hàng hóa, hàng hóa được thông quan ngay sau khi hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế (nếu có).
• Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết chứng từ nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết cả chứng từ và thực tế hàng hóa trước khi quyết định thông quan.

Để giảm thiểu nguy cơ tờ khai bị phân vào luồng đỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chính xác, đầy đủ và khai báo chi tiết, đúng mã HS, giá trị hàng hóa và trọng lượng thực tế của lô hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Hàng hóa sẽ được phân loại theo 3 luồng chính

Bước 8: Thực hiện thanh lý tờ khai hải quan

Sau khi tờ khai hải quan được phân luồng và có kết quả thông quan, lô hàng của bạn cần được hoàn tất những thủ tục thanh lý tờ khai để có thể chính thức nhận hàng. Thủ tục thanh lý tờ khai nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không như sau:

• Bước 1: Thực hiện nghĩa vụ tài chính: Nộp các khoản thuế theo quy định của pháp luật (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng – VAT) và các loại phí liên quan (phí lưu kho, phí bãi tại sân bay, các phụ phí khác nếu có).
• Bước 2: Nộp hồ sơ thanh lý tờ khai cho cơ quan hải quan: Hồ sơ thường bao gồm mã vạch tờ khai hải quan đã được thông quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hàng không và các chứng từ khác theo yêu cầu của chi cục hải quan.
• Bước 3: Nhận hàng tại kho sân bay: Sau khi hoàn tất các thủ tục thanh lý, doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể tiến hành các thủ tục để nhận hàng từ kho của hãng hàng không hoặc các đơn vị quản lý kho tại sân bay và chuẩn bị phương tiện vận chuyển hàng hóa về kho của doanh nghiệp.

Bước 9: Vận chuyển hàng hóa về kho lưu trữ của doanh nghiệp

Lô hàng sau khi được thông quan sẽ được vận chuyển từ sân bay về kho của doanh nghiệp. Việc điều phối xe tải phù hợp, kiểm tra tình trạng hàng hóa khi nhận là những công đoạn cần được chú trọng để đảm bảo chất lượng hàng không bị ảnh hưởng trong suốt quá trình vận chuyển.

Hàng hoá sau khi thông quan sẽ được vận chuyển về kho của doanh nghiệp

Bước 10: Lưu giữ đầy đủ hồ sơ và giấy tờ liên quan

Sau khi nhận và hoàn tất kiểm tra hàng hóa tại kho hàng của công ty, bạn cần lưu trữ đầy đủ và có hệ thống toàn bộ hồ sơ và giấy tờ liên quan đến lô hàng. Các hồ sơ cần được lưu trữ bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Invoice).
• Phiếu đóng gói (Packing List).
• Vận đơn hàng không (AWB).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
• Tờ khai hải quan đã được thông quan, biên lai nộp thuế và các giấy tờ khác có liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.

Lưu ý: Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời gian lưu trữ hồ sơ có thể kéo dài ít nhất 5 năm để phục vụ cho công tác kiểm tra của cơ quan thuế hoặc hải quan.

Xem thêm: Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc về Việt Nam

Những lưu ý cần biết trong quá trình nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không

Để đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần lưu ý những điều quan trọng sau đây:

• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ pháp lý: Bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O và các giấy phép kiểm tra chuyên ngành (nếu có) để hỗ trợ thông quan thuận lợi.
• Chọn đơn vị vận chuyển uy tín: Ưu tiên các Forwarder chuyên nghiệp hoặc hãng hàng không đáng tin cậy để đảm bảo an toàn trong suốt quy trình vận chuyển hàng không.
• Mua bảo hiểm hàng hóa: Đặc biệt quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đối với các lô hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.
• Quản lý thời gian giao nhận: Chủ động phối hợp và hoàn thiện chứng từ sớm để tránh phát sinh phí lưu kho, trì hoãn trong nhập khẩu bằng đường hàng không.
• Kiểm soát chi phí phát sinh: Theo dõi sát các khoản như cước phí, thuế, phí dịch vụ để tối ưu ngân sách khi nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không.
• Sử dụng chữ ký số hiệu quả: Đảm bảo chữ ký số hoạt động ổn định trên Ecus5 để quy trình khai báo hải quan diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Kinh nghiệm nhập khẩu hàng hóa chính ngạch bằng đường hàng không hữu ích

VMT Global chuyên cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không uy tín

Nếu quý khách đang tìm kiếm một giải pháp nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tối ưu, uy tín và chuyên nghiệp thì VMT Global chính là sự lựa chọn đáng tin cậy. Với vị thế dẫn đầu thị trường nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại Việt Nam, đặc biệt là tuyến Việt – Trung, VMT Global tự tin mang đến dịch vụ vận chuyển hàng hóa chính ngạch bằng đường hàng không toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu nhập hàng Trung Quốc của khách hàng.

VMT Global chuyên cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không uy tín

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, VMT Global đã khẳng định sự uy tín và trở thành đối tác nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đáng tin cậy của hàng nghìn doanh nghiệp từ vừa đến lớn và được minh chứng bằng những con số ấn tượng:

• 10.000+ khách hàng tin tưởng và sử dụng dịch vụ nhập khẩu bằng đường hàng không.
• 15.000+ đơn hàng nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không và các hình thức khác được xử lý.
• 400+ dự án gia công OEM được thực hiện thành công.
• 500+ lô hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không thông quan suôn sẻ.

VMT Global cung cấp quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không toàn diện, từ thủ tục đơn giản, đặt hàng tiện lợi qua ứng dụng thông minh, đến các phương thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng mọi yêu cầu về ngành hàng và quy mô vận chuyển hàng không. Hãy liên hệ với VMT Global ngay để được tư vấn và nhận ngay báo giá chi tiết!

Nhập khẩu bằng đường hàng không là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp cần nhận hàng nhanh, đúng tiến độ và đảm bảo an toàn hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, để quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín và kiểm soát chi phí là những yếu tố then chốt. Nếu quý khách đang tìm kiếm một đối tác cung cấp dịch vụ nhập hàng chính ngạch bằng đường hàng không toàn diện, nhanh chóng và đáng tin cậy, hãy hợp tác cùng VMT Global để cắt giảm các thủ tục rườm rà và rút ngắn thời gian vận chuyển tối đa.