Quy trình nhập khẩu lô hàng bằng đường biển chuẩn chỉnh, đúng quy định

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức nhập hàng chính ngạch phổ biến nhất hiện nay, phù hợp với những lô hàng cồng kềnh hoặc hàng nặng gọn số lượng lớn. Nếu bạn đang có lô hàng quan trọng cần vận chuyển bằng đường thủy nhưng chưa nắm rõ quy trình làm việc với hãng tàu và thủ tục hải quan, thì bài viết dưới đây là thông tin mà bạn cần biết. VMT Logistics – Đơn vị có hơn 1 thập kỷ kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực nhập hàng Trung Quốc chính ngạch sẽ cập nhật chi tiết quy trình nhập khẩu bằng đường biển toàn diện.

Các bên tham gia trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ có nhiều bên cùng tham gia để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển, thông quan và giao nhận đến địa chỉ theo yêu cầu. Cụ thể, các bên tham gia chính trong quy trình này bao gồm:

Các bên cùng tham gia và đóng vai trò quan trọng trong quy trình quy trình nhập khẩu bằng đường biển

• Forwarder (trung gian): Đơn vị trung gian đảm nhận công việc dỡ hàng tại kho ở cảng nhập khẩu, khai báo manifest (thông tin lô hàng với hải quan) và gửi A/N cùng các khoản phí liên quan cho người nhập khẩu.
• Người nhập khẩu: Là người liên hệ Forwarder (Incoterm: C, D) để đặt dịch vụ vận chuyển hàng, thực hiện thủ tục thông quan nhập khẩu và vận chuyển hàng về kho từ bến cảng.
• Người xuất khẩu: Là chủ sở hữu lô hàng xuất khẩu, thuê Forwarder (Incoterm: E, F), làm thủ tục xuất khẩu và vận chuyển hàng đến cảng xuất.
• Hãng tàu (Shipping line): Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa và thông báo cho Forwarder hoặc người nhập khẩu khi hàng đến.
• Cảng biển (Seaport): Là nơi tiếp nhận lưu trữ hàng nguyên container FCL và tách hàng LCL (hàng lẻ).

12 bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Dựa theo quy định về thủ tục xuất nhập khẩu của hải quan và chia sẻ kinh nghiệm từ các doanh nghiệp thường xuyên nhập hàng chính ngạch, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được triển khai với 12 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Booking tàu (Đặt lịch vận chuyển hàng hóa)

Doanh nghiệp nhập khẩu hoặc đơn vị Forwarder sẽ đặt chỗ và lịch vận chuyển hàng hóa với hãng tàu sau khi hợp đồng thương mại (Sale Contract) đã được ký kết, xác định rõ thời gian giao cùng điều kiện ship hàng (Incoterms). Đặc biệt, vào những mùa cao điểm, doanh nghiệp nên đặt lịch vận chuyển trước ít nhất 10 – 15 ngày để đảm bảo còn chỗ và tránh phát sinh chi phí lưu kho.

Để booking tàu, doanh nghiệp cần chuẩn bị và cung cấp thông tin cụ thể với hãng tàu về:

• Ngày dự kiến tàu rời khỏi cảng – ETD (Estimated Time of Departure).
• Ngày dự kiến tàu đến cảnh nhập khẩu – ETA (Estimated Time of Arrival).
• Loại container thường (CP), lạnh (RF) hay loại đặc biệt (OT, Flat Rack).
• Yêu cầu đặc biệt về thông gió, nhiệt độ bảo quản hàng hóa, thời gian đóng hàng cụ thể,…
• Hình thức vận chuyển đi thẳng (Direct) hay trung chuyển (Transit).

Quy trình nhập khẩu bằng đường biển – Đặt lịch vận chuyển với hãng tàu

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận thông tin

Để đảm bảo quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra thuận lợi và tránh tối đa rủi ro, ngay khi nhận được booking từ hãng tàu/Forwarder, bên nhập khẩu cần kiểm tra kỹ càng các thông tin quan trọng sau:

• Địa chỉ cảng đi và cảng đến khớp với yêu cầu trọng Sale Contract.
• Loại container, kích thước (20’/40′) và nhiệt độ bảo quản (với hàng đông lạnh) chính xác.
• Mã số niêm phong trùng khớp với thông tin booking (sẽ được kiểm tra lại thêm một lần tại cảng nhập).
• Thời gian rời và đến cảng của hãng tàu trùng với kế hoạch kinh doanh. Nếu hàng về trễ hơn dự kiến, doanh nghiệp nên chủ động thông báo ngay với bên đối tác để điều chỉnh phương án kinh doanh phù hợp.

Một tip hữu ích giúp bạn nắm bắt thông tin và những thay đổi lịch trình mới nhất của tàu là thường xuyên theo dõi trên những nền tảng chuyên dụng như Maersk hoặc COSCO.

Bước 3: Theo dõi đóng hàng và cập nhật từ đơn vị xuất khẩu

Giám sát quá trình đóng hàng là một trong những khâu đặc biệt quan trọng trong số các bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, có ảnh hưởng đến sự an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Cụ thể:

• Hãy kiểm tra các container rỗng và đảm bảo rằng chúng không bị hư hỏng hay nhiễm mùi từ những lô hàng trước khi khi xếp hàng.
• Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, phân bổ trọng lượng hợp lý và tối ưu diện tích.
• Chắc chắn rằng mã niêm phong hãng (seal) đã được ghi thông tin đầy đủ như trong booking.
• Đo nhiệt độ trong container cả trước và sau khi đóng hàng, đồng thời lưu hình ảnh, thông số chính xác đối với hàng đông lạnh.
• Nên gia cố hàng hóa với pallet hoặc sử dụng thêm vật liệu chống sốc như mút xốp, bọt khí,… đối với hàng dễ vỡ.

Lưu ý: Nếu không thể trực tiếp theo dõi quá trình đóng hàng, bạn có thể yêu cầu phía đối tác quay lại toàn bộ quá trình để làm bằng chứng xác thực, đề phòng những sự cố phát sinh.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển – Theo dõi quá trình đóng gói hàng

Bước 4: Xác nhận chứng từ và hồ sơ liên quan

Nếu thiếu chứng từ, giấy tờ xuất nhập khẩu quan trọng thì thời gian nhận được hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển có thể kéo dài hơn, thậm chí là hàng bị giữ tại hải quan. Vậy nên, doanh nghiệp cần chuẩn bị, kiểm tra và đảm bảo cung cấp đầy đủ những loại giấy tờ sau:

• Tờ vận đơn (Bill of Lading) chứa thông tin về chủ sở hữu lô hàng và hành trình vận chuyển.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thể hiện rõ giá trị hàng hóa để làm số liệu căn cứ tính thuế nhập khẩu chính xác.
• Phiếu đóng gói hàng (Packing List) ghi rõ thông tin về số lượng kiện hàng và cách xếp hàng trong container.
• Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – CO), căn cứ để hưởng ưu đãi thuế nếu thuộc điện trong chính sách FTA.
• Giấy phép kiểm định, kiểm dịch đặc biệt với một số mặt hàng đặc thù.

Bước 5: Chờ thông báo đơn hàng cập cảng

Thông thường, hãng tàu hay Forwarder sẽ gửi thông báo hàng (Arrival Notice) đến trước khi tàu cập cảng khoảng 1 – 2 ngày. Trong đó, Arrival Notice sẽ cung cấp những thông tin quan trọng bao gồm: tên tàu, số chuyến, số container, thời gian cập cảng dự kiến (ETA) và các phụ phí (nếu có) như THC hay phí vệ sinh container.

Chờ nhận thông báo hàng đến

Bước 6: Đăng ký giấy chứng nhận

Tùy theo quy định nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đối với từng loại hàng hóa, bạn cần đăng ký các chứng từ cần thiết để đảm bảo hàng được thông quan suôn sẻ, tránh bị phạt hành chính do thiếu giấy tờ. Chẳng hạn như:

• Mặt hàng nông sản và thực phẩm sẽ cần đăng ký kiểm dịch thực vật.
• Hàng máy móc, điện tử thì cần có giấy kiểm định chất lượng.
• Thực phẩm chế biến và đồ uống thì cần đăng ký chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

Bước 7: Khai báo hải quan

Khai báo hải quan là khâu đặc biệt quan trọng trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển, quyết định hàng hóa có được phép thông quan hay không. Tại bước này, doanh nghiệp có hai công việc quan trọng cần lưu ý là chuẩn bị hồ sơ và thực hiện khai báo hải quan điện tử. Cụ thể:

Hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng thương mại Sale Contract.
• Hóa đơn thương mại Commercial Contract.
• Phiếu đóng gói – Packing List.
• Tờ vận đơn – Bill of Lading.
• Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa – CO (Certificate of Origin).
• Giấy phép nhập khẩu (cần thiết với hàng hóa là hóa chất hay máy móc cũ).

Quy trình khai báo hải quan điện tử nhập khẩu lô hàng bằng đường biển:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống khai báo trực tuyến VNACCS/VCIS phổ biến bằng chữ ký số.
• Bước 2: Điền thông tin tờ khai theo yêu cầu hệ thống như mã HS, thông tin hàng hóa, giá CIF,…
• Bước 3: Tải các chứng từ liên quan dưới dạng scan hoặc số hóa.
• Bước 4: Nhấn gửi tờ khai và chờ phản hồi phân luồng hàng hóa của hải quan.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển – Làm thủ tục khai báo hải quan

Bước 8: Tiến hành mở, thông quan tờ khai

Ngay khi nhận được kết quả phân luồng, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai bao gồm:

• Tờ khai hải quan phân luồng.
• Giấy phép nhập khẩu.
• Chứng nhận nguồn gốc CO.
• Hóa đơn cước vận tải (nếu có).
• Hóa đơn Invoice.
• Phiếu đóng gói Packing List.
• Tờ vận đơn Bill of Lading.

Sau khi mở tờ khai, các bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần triển khai tiếp theo sẽ phụ thuộc lớn vào kết quả phân luồng của hải quan. Cụ thể:

• Nếu là luồng xanh, thì hàng hóa đã được phép thông quan, chỉ cần doanh nghiệp nộp thuế, in mã vạch đầy đủ và thanh lích tờ khai đầy đủ tại cảng để nhận hàng.
• Nếu phân luồng vàng, thì hồ sơ cần được kiểm tra, đối chiếu hay bổ sung thêm chứng từ cần thiết trước khi thông quan. Sau đó, doanh nghiệp nộp thuế, xuất trình hồ sơ và chờ xét duyệt thông quan của hải quan tại cảng.
• Nếu kết quả luồng đỏ, thì hàng cần phải được kiểm tra tại cảng (thường áp dụng với những mặt hàng có rủi ro cao). Để hàng được thông quan thuận lợi hơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm giấy tờ kiểm tra thực tế và phối hợp với hải quan.

Bước 9: Thanh toán các khoản phí

Khi hàng hóa đã được xét duyệt thông quan, doanh nghiệp tiến hành thanh toán các khoản phí cần thiết bao gồm: thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT (VAT), phí THC và phí kiểm hóa (nếu có). Đồng thời, in và nộp mã vạch thông quan cùng tờ khai hải quan cho cán bộ giám sát tại cảng nhận hàng theo quy trình sau:

• Bước 1: Chuẩn bị ít nhất 2 bộ hồ sơ có mã vạch và tờ khai đã được thông quan.
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho cán bộ giám sát để được đóng dấu xác nhận.
• Bước 3: Nhận lại 1 bộ hồ sơ và bộ còn lại được lưu tại cơ quan hải quan.

Bước 10: Vận chuyển hàng từ cảng về kho của mình

Sau khi hoàn tất các thủ tục xác nhận thông quan và đóng phí thuế, hải quan đầy đủ, doanh nghiệp có thể vận chuyển lô hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển từ cảng biển về kho theo trình tự sau:

• Bước 1: Thanh toán thêm phí lưu container, phí vệ sinh tại phòng thương vụ ở cảng.
• Bước 2: Cung cấp chứng từ lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) và EIR (Equipment Interchange Receipt) cho tài xế. Trong đó, để nhận được D/O, doanh nghiệp cần cung cấp giấy giới thiệu, tờ vận đơn gốc và giấy ủy quyền (nếu có) cho hãng tàu. Thông thường, lệnh giao hàng chỉ có hiệu lực khoảng 3 ngày kể từ ngày phát hành.
• Bước 3: Chờ cán bộ hải quan giám sát tại cổng kiểm tra chứng từ, seal container và cho phép xe rời khỏi cảng biển.

Các bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển – Vận chuyển hàng về kho

Bước 11: Dỡ hàng, kiểm tra và hoàn trả container rỗng

Khi container hàng vận chuyển về đến kho, hàng hóa sẽ được bốc dỡ và xếp vào kho. Lúc này, doanh nghiệp hoặc forwarder cần kiểm tra và đảm bảo:

• Seal container còn nguyên vẹn và khớp với thông tin trên tờ vận đơn.
• Tình trạng container không bị hư hại hay có vết bẩn trước khi hoàn trả.

Sau đó, tài xế sẽ vận chuyển container rỗng về trả lại cho cảng quốc tế hoặc cảng nội địa ICD. Nếu thời gian trả cont chậm trễ hơn thời gian thỏa thuận, doanh nghiệp có thể phải mất thêm khoản phí lưu container.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ quan trọng

Cuối cùng, để hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp cần làm thủ tục lưu trữ hồ sơ (lưu trữ ít nhất 5 năm) với những loại chứng từ quan trọng sau đây:

• Tờ khai hải quan, hồ sơ thông quan và biên lai thuế.
• Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa CO.
• Giấy phép nhập khẩu.
• Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và tờ vận đơn.

Bộ hồ sơ đóng vai trò như một bằng chứng xác thực khi cần giải trình, kiểm tra thuế với cơ quan hải quan, đối chiếu thông tin hàng hóa khi phát sinh tranh chấp thương mại và làm căn cứ kế toán – kiểm toán nội bộ.

>> Có thể bạn quan tâm:

• Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không chi tiết.
• Hướng dẫn quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ chuẩn.

Nhập hàng Trung Quốc đường biển an toàn, chi phí cạnh tranh tại VMT Global

Bạn đang cần nhập hàng China về Việt Nam? Bạn muốn nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm và lo ngại xử lý thủ tục hải quan phức tạp? Đừng lo lắng, VMT Global sẽ mang đến giải pháp nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch bằng đường biển toàn diện, đảm bảo hàng về an toàn, tuân thủ quy định pháp luật với quy trình đơn giản, nhanh chóng chỉ từ 3 – 5 ngày và chi phí tối ưu.

Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch bằng đường biển về Việt Nam an toàn cùng VMT Global

VMT Global tự hào là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực Logistics xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc uy tín tại Việt Nam với hơn 1 thập kỷ kinh nghiệm. Chúng tôi cung cấp hệ sinh thái dịch vụ mua hộ hàng nội địa Trung và vận chuyển hàng hóa Trung Việt đa dạng, đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu giao thương quốc tế. Với hình thức nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, quý khách chỉ cần gửi thông tin lô hàng và yêu cầu cụ thể, còn lại, đội ngũ VMT Global sẽ hỗ trợ trọn gói:

• Chủ động làm việc với nhà cung cấp về vấn đề vận chuyển, bổ sung các thủ tục giấy tờ quan trọng như chứng nhận CO, hợp đồng thương mại, hóa đơn,…
• Thanh toán hộ nhân dân tệ nếu quý khách gặp khó khăn khi tự thực hiện các giao dịch quốc tế, cam kết có hóa đơn đầy đủ, giao dịch an toàn, minh bạch.
• Nhận và kiểm hàng từ nhà cung cấp tại kho hàng chính chủ ở Trung Quốc trước khi vận chuyển về Việt Nam, nhằm đảm bảo hàng đúng mẫu mã, số lượng,…
• Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và đại diện xử lý các thủ tục nhập khẩu hàng nội địa Trung Quốc nhanh gọn.
• Vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam đúng thời gian dự kiến kể từ khi xuất kho chỉ mất từ 3 – 5 ngày.
• Cập nhật trạng thái xử lý đơn hàng liên tục trên website và app quản lý đơn thông minh của VMT, giúp quý khách dễ dàng nắm bắt tình hình lô hàng.
• Cam kết bồi thường 100% tổn thất nếu hàng hóa bị thất lạc hay hư hại do lỗi của VMT trong quá trình vận chuyển Trung Việt.
• Cung cấp bộ hồ sơ lưu trữ với đầy đủ các giấy tờ quan trọng như tờ khai hải quan, biên lai thuế,…

Với phương châm hoạt động “Minh bạch – Giá rẻ – Trọn gói”, VMT Global tự tin sẽ là đối tác đáng tin cậy cho mọi doanh nghiệp khi cần nhập hàng Trung Quốc chính ngạch. LIÊN HỆ NGAY với đội ngũ chúng tôi để được tư vấn giải pháp nhập khẩu hàng nội địa Trung bằng đường biển an toàn và tối ưu.

Nhìn chung, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển khá phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải am hiểu về nghiệp vụ logistics và thủ tục, quy định hải quan. Chỉ cần một chút sai sót nhỏ thì cũng có thể khiến lô hàng bị chậm trễ, phát sinh chi phí và thậm chí là bị giữ tại cảng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan hay cần được hỗ trợ nhập khẩu hàng từ Quảng Châu hay Trung Quốc nội địa bằng đường biển về Việt Nam an toàn, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến VMT qua số 19002017 để được tư vấn, giải đáp chi tiết và tận tình.